División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Al contestar refiérase
al oficio N° 3048
25 de abril, 2024
DFOE-CAP-0433
Señora
Carmen Campos Ramírez
Directora General
Junta Administrativa del Archivo Nacional (JAAN)
Estimada señora:
Asunto: Remisión de los resultados del Índice de Capacidad de Gestión
La capacidad de gestión corresponde al desempeño en la administración de los
recursos institucionales, considerando la estrategia, estructura, procesos, información,
liderazgo, cultura, competencias y equipos, en procura del cumplimiento de objetivos, la
generación de valor, la continuidad de los servicios y la satisfacción ciudadana. En ese
sentido, conocer su nivel permite a las instituciones disponer de información sobre
oportunidades de mejora, a partir de lo cual se impulsa el proceso de toma de decisiones,
así como la generación de insumos para otros usuarios.
Es por ello, que la Contraloría General aplicó el Índice de Capacidad de Gestión
(ICG), instrumento que permitió generar información sobre el nivel de 290 instituciones
públicas, mediante la aplicación de indicadores a partir del análisis del marco regulatorio y
prácticas aplicables.
Así las cosas, me permito hacer de su conocimiento el Informe N°
DFOE-CAP-SGP-00001-2024 preparado por la División de Fiscalización Operativa y
Evaluativa, en el cual se consignan los resultados obtenidos. Dicho informe se incorpora
en un sitio web que se compone de un panorama general, documentos metodológicos, así
como consultas interactivas de resultados por institución, sector y perfil institucional, de
manera que puedan ser utilizados por las personas usuarias de la información de acuerdo
con sus necesidades.
Es importante señalar que los resultados del índice se determinaron con los datos
suministrados por las instituciones mediante el Formulario Índice de Capacidad de
Gestión. Sin embargo, en el proceso de análisis de la información, se realizaron
veri ...
Fecha publicación: 25/04/2024
Fecha emisión: 25/04/2024
Institución: JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORME DE AUDITORIA
Proceso: SEGUIMIENTO DE LA GESTION PUBLICA
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Al contestar refiérase
al oficio N° 18805
3 de noviembre, 2022
DFOE-CAP-3243
Señor (a)
Set Durán Carrión
Director General
Dirección General del Archivo Nacional (JAAN)
Estimado (a) señor (a):
Asunto: Remisión de los resultados del nivel de aplicación de prácticas de
seguridad de la información en las instituciones públicas
En el contexto actual, las instituciones públicas prestan sus servicios apoyándose
cada vez más en tecnologías de información, por lo que están expuestas a eventos internos
o externos, como los acontecidos durante el 2022 en los que algunas de ellas sufrieron
incidentes de seguridad originados por ataques cibernéticos, que han afectado la
continuidad de sus servicios.
Es por ello, que surge la necesidad de tomar decisiones para contener, solucionar y
prevenir nuevos ataques en contra de los sistemas de información de las instituciones
públicas, para lo cual resulta relevante disponer de información sobre el nivel de aplicación
de prácticas en esta materia, así como, los desafíos que deben gestionarse.
Para aportar en esa toma de decisiones, la Contraloría General ejecutó un análisis
en coordinación con 59 auditorías internas, que permitió determinar el nivel de aplicación de
prácticas de seguridad de la información en 267 instituciones, dando énfasis en los
aspectos relevantes de ciberseguridad y la identificación de oportunidades de mejora.
Lo anterior, con el propósito de que se ejecuten las acciones que permitan asegurar
que la información y los sistemas son protegidos contra su divulgación a usuarios no
autorizados, alteraciones y falta de acceso ante cualquier amenaza e intenciones
maliciosas, de manera que se garantice la continuidad de los servicios públicos.
Así las cosas, me permito hacer de su conocimiento el informe N°
DFOE-CAP-SGP-00003-2022 preparado por la División de Fiscalización Operativa y
Evaluativa, en el cual se ...
Fecha publicación: 03/11/2022
Fecha emisión: 03/11/2022
Institución: JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: SEGUIMIENTO DE LA GESTION PUBLICA
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Seguimiento para la Mejora Pública
H-SG-03-06_01 V6
Al contestar refiérase
al oficio Nº 16676
28 de octubre, 2021
DFOE-SEM-1221
Señor
Dennis Portuguez Cascante
Presidente de la Junta Administrativa
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL (JAAN)
Señor
Alexander Barquero Elizondo
Director General
DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Estimados señores:
Asunto: Emisión del Informe N.° DFOE-SEM-SGP-00001-2021 “Índice Institucional
de Cumplimiento de Disposiciones y Recomendaciones (IDR)”.
Para su información y fines consiguientes, y con la solicitud de que se haga del
conocimiento de los miembros del Órgano Colegiado, me permito comunicarle la emisión del
Informe N.° DFOE-SEM-SGP-00001-2021 “Índice Institucional de Cumplimiento de
Disposiciones y Recomendaciones (IDR)”, preparado por la Contraloría General de la
República.
El IDR tiene como propósito medir la eficacia, eficiencia y gestión de los sujetos
fiscalizados, respecto a la atención de las disposiciones y recomendaciones contenidas en los
informes de auditoría del período 2019-2020, según los avances logrados al 31 de julio de
2021.
A efecto de dar a conocer los principales resultados del IDR 2021, se adjunta una
infografía con los principales resultados, así como la ficha correspondiente al detalle de la
calificación obtenida por esa entidad. También se ha puesto a disposición un sitio web, en el
cual se podrá descargar la versión digital del citado Informe y visualizar la calificación para
cada una de las instituciones objeto de medición. Puede ingresar a dicho sitio en el siguiente
enlace: https://sites.google.com/cgr.go.cr/idr
Cabe indicar que, previo a la comunicación de los resultados, se realizó un proceso de
validación con las instituciones, cuyas observaciones fueron analizadas por el Área de
Seguimiento para la Mejora Pública, y se incorporaron los ajustes procedentes.
Finalmente, se insta a esa Administración a considerar los re ...
Fecha publicación: 28/10/2021
Fecha emisión: 28/10/2021
Institución: JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: Área de Seguimiento para la Mejora Pública
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: SEGUIMIENTO DE LA GESTION PUBLICA
Contraloría General de la República
T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr
http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica
División de Contratación Administrativa
Al contestar refiérase
al oficio No. 07523
19 de mayo, 2020
DCA-1819
Señor
Dennis Portuguez Cascante
Presidente Junta Administrativa
ARCHIVO NACIONAL
Estimado señor:
Asunto: Se otorga autorización al Archivo Nacional, para realizar una contratación directa
con el Consorcio AISA-AISASOFT-AGM, para brindar el servicio de inspección y
supervisión de obra por un monto de ¢3,000,000.00 (tres millones de colones exactos).
Nos referimos a su oficio No. DGAN-JA-0169-2020 del 02 de abril del año en curso,
mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto.
Mediante oficio No. DGAN-JA-0241-2020 del 14 de mayo de 2020, la Administración
atendió requerimiento de información de este Despacho, formulado mediante oficio No. 06964
(DCA-1679) del 08 de mayo del año en curso.
I. Antecedentes y justificación de la solicitud.
Como razones dadas para justificar la presente solicitud, se manifiestan los siguientes:
1. Que en procura de atender la necesidad de adquirir estantería móvil para la custodia de
documentos notariales, la Junta Administrativa del Archivo Nacional (en adelante
Archivo Nacional), promovió en el año 2018 el procedimiento ordinario correspondiente.
No obstante, el contratista de ese momento incumplió con las especificaciones técnicas
del cartel, con el agravante, de haberse realizado una serie de desbastes en los pisos
del primer piso de la IV etapa del edificio, lo cual ahora debe ser reparado.
2. Que en virtud de lo anterior, el Archivo Nacional realizó en el año 2019, una contratación
directa de escasa cuantía, cuyo objeto consistía en la obten ...
Fecha publicación: 22/05/2020
Fecha emisión: 19/05/2020
Institución: JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: DIVISION DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA
Tipo documental: AUTORIZACIONES DE CONTRATACIÓN DIRECTA
Proceso: TRAMITE DE SOLICITUDES DE AUTORIZACION DE CONTRATACION DIRECTA
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización de Servicios Públicos Generales
Al contestar refiérase
al oficio Nº? ?18582
28 de noviembre, 2019
DF?OE-PG-0585
Señor
Alexander Barquero Elizondo
Director General
Junta Administrativa del Archivo Nacional
Correo: ?director@dgan.go.cr
Estimado señor:
Asunto: Remisión del Informe N.° DFOE-PG-IF?-00012-2019, ?relacionado con la
auditoría de carácter especial en la Junta Administrativa del Archivo Nacional
sobre el estado de la implementación de las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (NICSP).
Se remite el Informe N.° DFOE-PG?-IF-00012-2019, preparado por la División de
Fiscalización Operativa y Evaluativa, en el cual se consignan los resultados Auditoría de
carácter especial en la Junta Administrativa del Archivo Nacional sobre el estado de la
implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) al
31 de diciembre de 2018.
La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las
disposiciones, deberá remitirse, en los plazos y términos fijados, a la Gerencia del Área de
Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General. Es importante señalar que para el
cumplimiento de lo dispuesto por el Órgano Contralor en el citado informe, corresponde a esa
Administración observar los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones
y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de
auditoría”, emitidos mediante Resolución Nro. R-DC-144-2015, publicada en La Gaceta Nro.
242 del 14 de diciembre del 2015.
En los Lineamientos señalados, entre otros asuntos, se establece que esa Junta
Administrativa debe designar y comunicar al Área de Seguimiento de ...
Fecha publicación: 02/12/2019
Fecha emisión: 28/11/2019
Institución: JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: AREA FISC. SERVICIOS PUBLICOS GENERALES
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: AUDITORIA DE CARACTER ESPECIAL
INFORME Nro. DFOE-PG-IF-00012-2019
28 de noviembre, 2019
INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL EN LA JUNTA
ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL SOBRE EL ESTADO
DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES
DE CONTABILIDAD DEL SECTOR PÚBLICO (NICSP) AL 31 DE
DICIEMBRE DE 2018
2019
CONTENIDO
Resumen Ejecutivo 3
Introducción 6
Origen de la Auditoría 6
Objetivos 6
Alcance 7
Criterios de Auditoría 7
Metodología aplicada 7
Generalidades acerca del objeto auditado 8
Comunicación preliminar de los resultados de auditoría 8
Siglas 9
Resultados 10
Debilidades en registro, medición y revelación de las normas afirmadas en cumplimiento total por la Junta
Administrativa del Archivo Nacional (JAAN) 10
Aplicación parcial del principio de devengo en las transacciones de ingresos 10
Omisión del registro y medición de los activos intangibles en la fase de desarrollo 11
Incumplimiento de la NICSP 25 “Beneficios a los Empleados”, en cuanto al registro de vacaciones y cesantía12
Metodología errónea para el cálculo de la pérdida por deterioro de las cuentas por cobrar 14
Falta de claridad sobre el tratamiento de los activos catalogados como Propiedad, Planta y Equipo 15
Ausencia de algunas revelaciones en las Notas a los Estados Financieros 16
Políticas y Procedimientos Contables Internos 18
Desactualización de las políticas y procedimientos contables 18
Conclusiones 19
Disposiciones 19
AL SEÑOR ALEXANDER BARQUERO ELIZONDO EN SU CALIDAD DE DIRECTOR GENERAL, O A QUIEN EN SU LUGAR
OCUPE EL CARGO 20
AL SEÑOR DANILO SANABRIA VARGAS EN SU CALIDAD DE JEFE a.i DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FINANCIERO, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 20
Recomendaciones 21
A LOS SEÑORES MIEMBROS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL, O A QUIENES EN SU LUGAR
OCUPEN SUS CARGOS. 21
ANEXO ÚNICO
?Cuadro resumen – normativa contable informado por la Junta Administrativa del A ...
Fecha publicación: 02/12/2019
Fecha emisión: 27/11/2019
Institución: JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: AREA FISC. SERVICIOS PUBLICOS GENERALES
Tipo documental: INFORMES DE FISCALIZACIONES
Proceso: AUDITORIA DE CARACTER ESPECIAL
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización de Servicios Públicos Generales
Al contestar refiérase
al oficio Nº? ?18631
28 de noviembre, 2019
DF?OE-PG-0587
Señor
Dennis Portuguez Cascante
Presidente
Junta Administrativa del Archivo Nacional
Correo: ?junta@dgan.go.cr
Estimado señor:
Asunto: Remisión del Informe N.° DFOE-PG-IF?-00012-2019, ?relacionado con la
auditoría de carácter especial en la Junta Administrativa del Archivo Nacional
sobre el estado de la implementación de las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (NICSP).
Se remite el Informe N.° DFOE-PG?-IF-00012-2019, preparado por la División de
Fiscalización Operativa y Evaluativa, en el cual se consignan los resultados Auditoría de
carácter especial en la Junta Administrativa del Archivo Nacional sobre el estado de la
implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) al
31 de diciembre de 2018. Lo anterior, con el propósito de que ese informe sea puesto por usted
en conocimiento de los miembros de la Junta Administrativa, en la sesión de dicho órgano
colegiado inmediata posterior a la fecha de recepción de ese informe.
La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las
disposiciones y la recomendación, deberá remitirse, en los plazos y términos fijados, a la
Gerencia del Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General. Es importante
señalar que para el cumplimiento de lo dispuesto y recomendado por el Órgano Contralor en el
citado informe, corresponde a esa Administración observar los “Lineamientos generales para el
cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la
República en sus informes de auditoría”, ...
Fecha publicación: 02/12/2019
Fecha emisión: 28/11/2019
Institución: JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: AREA FISC. SERVICIOS PUBLICOS GENERALES
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: AUDITORIA DE CARACTER ESPECIAL
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización de Servicios Públicos Generales
Al contestar refiérase
al oficio Nº? ?18579
28 de noviembre, 2019
DFOE-PG-0584
Señor
Kenneth Barboza Tenorio
Auditor Interno
Junta Administrativa del Archivo Nacional
Correo:? ?kbarboza@dgan.go.cr
Estimado señor:
Asunto: Remisión de copia del Informe N.° DFO?E-PG-IF-00012-2019, r?elacionado con
la auditoría de carácter especial en la Junta Administrativa del Archivo
Nacional sobre el estado de la implementación de las Normas Internacionales
de Contabilidad del Sector Público (NICSP) al 31 de diciembre de 2018.
Se remite copia del informe N.° DFOE-PG-IF-00012-2019, preparado por la División de
Fiscalización Operativa y Evaluativa, en el cual se consignan los resultados Auditoría de
carácter especial en la Junta Administrativa del Archivo Nacional sobre el estado de la
implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) al
31 de diciembre de 2018.
Con respecto a las disposiciones del citado informe, el Área de Seguimiento de
Disposiciones de la DFOE, es la instancia técnica responsable de verificar su oportuno y
efectivo cumplimiento y la competente para determinar si dichas disposiciones se han cumplido
o no. Para efectos de esa verificación, esa Área podrá solicitarle expresamente a esa Auditoría
su colaboración en los asuntos que requiera.
Atentamente,
Falon Stephany Arias Calero
GERENTE DE ÁREA
MPF/MBR/aam
Ci: Archivo
G: 2019000377-1
Exp: CGR-INAU-2019000447
Contraloría General de la República
T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr
?http://www.cgr.go.cr/? Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica
mailto:kbarboza@dgan.go.cr
http://www.cgr.go.cr/
2019-11-28T10:19:27-0600
] ...
Fecha publicación: 02/12/2019
Fecha emisión: 28/10/2019
Institución: JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: AREA FISC. SERVICIOS PUBLICOS GENERALES
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: AUDITORIA DE CARACTER ESPECIAL
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Área de Fiscalización de Servicios Públicos Generales
Al contestar refiérase
al oficio Nº? ?18628
28 de noviembre, 2019
DF?OE-PG-0586
Señor
Danilo Sanabria Vargas
Jefe ai. Departamento Administrativo Financiero
Junta Administrativa del Archivo Nacional
Correo: ?financiero@dgan.go.cr
Estimado señor:
Asunto: Remisión del Informe N.° DFOE-PG-IF?-00012-2019, ?relacionado con la
auditoría de carácter especial en la Junta Administrativa del Archivo Nacional
sobre el estado de la implementación de las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (NICSP).
Se remite el Informe N.° DFOE-PG?-IF-00012-2019, preparado por la División de
Fiscalización Operativa y Evaluativa, en el cual se consignan los resultados Auditoría de
carácter especial en la Junta Administrativa del Archivo Nacional sobre el estado de la
implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) al
31 de diciembre de 2018.
La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las
disposiciones, deberá remitirse, en los plazos y términos fijados, a la Gerencia del Área de
Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General. Es importante señalar que para el
cumplimiento de lo dispuesto por el Órgano Contralor en el citado informe, corresponde a esa
Administración observar los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones
y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de
auditoría”, emitidos mediante Resolución Nro. R-DC-144-2015, publicada en La Gaceta Nro.
242 del 14 de diciembre del 2015.
En los Lineamientos señalados, entre otros asuntos, se establece que esa Junta
Administrativa debe designar y comunic ...
Fecha publicación: 02/12/2019
Fecha emisión: 28/11/2019
Institución: JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: AREA FISC. SERVICIOS PUBLICOS GENERALES
Tipo documental: OFICIO DE REMISION DE INFORMES
Proceso: AUDITORIA DE CARACTER ESPECIAL
División de Contratación Administrativa
Al contestar refiérase
al oficio No. 02260
18 de febrero del 2019
DCA-0620
Señor
Alexander Barquero Elizondo
Director Ejecutivo
ARCHIVO NACIONAL
Estimado señor:
Asunto: Se autoriza a la Junta Administrativa del Archivo Nacional iniciar sin contenido
presupuestario el siguiente procedimiento de contratación administrativa con el objetivo de
adquirir estantería móvil para equipar la IV etapa del edificio del Archivo Nacional, , por un
monto global estimado de ¢280.000.000.00 (doscientos ochenta millones de colones
exactos).
Nos referimos a su oficio No. DGAN-JA-0028-2019 del 18 de enero de 2019, recibido en
esta Contraloría General el pasado 05 de febrero del año en curso, mediante el cual solicita la
autorización descrita en el asunto.
I. Antecedentes y justificación.
Como parte de las justificaciones brindadas por la Junta Administrativa del Registro
Nacional, se destacan los siguientes aspectos:
1. Que durante el año 2018 se tramitó en SICOP, la licitación pública 2018LN-00001-
0009600001 denominada: “Compra e instalación de estantería móvil y fija para los 5
depósitos del primer piso de la cuarta etapa del edificio del Archivo Nacional”. Este trámite
fue publicado en ese sistema el día 25 de junio del 2018 con cierre de recepción de ofertas
el día 20 de julio de ese año. Para este procedimiento, participaron dos empresas de las
cuales resultó adjudicataria Paneltech S.A. por un monto total de USD 429.988.92, según
consta en el contrato 0432018000300141-00, aprobado internamente y notificado el día 18
de setiembre del 2018.
2. Durante la etapa de ejecución contractual, esa Administración advirtió una serie de
incumplimientos, específicamente diferencias entre las medidas especificadas en el cartel y
las medidas de la estantería que se estaba instalando, razón por la cual, la Junta
Administrativa, con base en el artículo 210 del Reglamento a la Ley d ...
Fecha publicación: 21/02/2019
Fecha emisión: 18/02/2019
Institución: JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
Emite: DIVISION DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA
Tipo documental: AUTORIZACIONES DE CONTRATACIÓN SIN CONTENIDO PRESUPUESTARIO
Proceso: TRAMITE DE SOLICITUDES DE AUTORIZACION SIN CONTENIDO PRESUPUESTARIO